MISSIONS D’ORGANISATION ET DE GESTION

Ressources humaines

Savoirs spécifiques :

• Connaissance des règles du droit social ;
• Maitrises des règles de l’employeur en matière de gestion du personnel, d’embauche et de fin de contrat.

Savoirs-faires opérationnel :

• Assistance dans l’élaboration de la stratégie RH de l’association (recueillir auprès des différents pôles leurs besoins et attentes en termes de problématiques RH ;

  Assister la direction dans la définition de la stratégie RH ; assurer la veille de la législation et normes en matière sociale et de RH ; suivre et tenir à jour le référentiel des missions et compétences de l’équipe salariée)
• Administration du personnel de l’entrée à la sortie du salarié

  (organiser les recrutements sur la base de la stratégie RH définie par la direction ; rédiger les profils de postes et les offres d’emploi ; assurer la diffusion des offres d’emploi ; présélectionner les candidatures ; établir un planning d’entretiens et organiser les rendez-vous de recrutement ; préparer les documents administratifs d’embauche d’un salarié : promesses d’embauche, DPAE ; organiser l’intégration d’un nouveau salarié en présentant l’entreprise au nouveau recruté ;

  Tenir à jour le registre du personnel ; établir et gérer les tableaux d’indicateurs sociaux ;

  Conseiller et accompagner la direction et les responsables de pôles sur les différentes problématiques RH ; assister la direction et les responsables de pôles dans la gestion les temps de travail du personnel, les congés et les absences ; assurer les relations avec les instances légales et les organismes de santé pour les diverses déclarations et démarches à effectuer ; assurer l’interface avec les salariés pour les questions relatives à leurs droits et obligations ; traiter le courrier administratif ;

  rédiger les notes administratives et RH et déclarations unilatérales d’employeur à destination des salariés)
• Gestion de paie

  (établir les feuilles de présence, concevoir les modèles de demandes de récupération et assurer le suivi de ces demandes et validations par la direction ou responsables de pôles ; effectuer la demande de bulletins de salaire au cabinet comptable ; indiquer les montants de salaires à verser à la direction)
• Gestion des évolutions professionnelles

  (administrer les dossiers individuels des salariés ; suivre les campagnes des différents entretiens professionnels ; procéder à des études concernant le personnel ; suivre les dossiers de prévoyance sociale et de retraite ; recueillir et formaliser les besoins en formation du personnel ; élaborer le plan annuel de développement des compétences professionnelles de l’équipe salariée ; réaliser et suivre les demandes de financement du plan de développement des compétences professionnelles de l’équipe salariée)

• En relation avec les Instances représentatives du personnel (effectuer un suivi administratif des obligations liées aux IRP ; organiser les élections des délégués du personnel ; participer aux échanges avec les instances représentatives du personnel

• Identification des partenaires financiers (assister la direction dans l’établissement d’un registre des fondations et institutions susceptibles de financer l’Institut)
   
• Rédaction et suivi des demandes et justification de financement (assister la direction et le·a trésorière dans l’établissement d’un budget prévisionnel pour l’année N+1 ; établir les budgets des projets de demandes de financement de l’Institut sur la base des indications de la direction et des responsables de pôles ; rédiger les demandes de financement de l’association sur la base des indications de la direction ; assurer le suivi des demandes de subventions et des subventions obtenues ; concevoir et assurer un suivi d’un planning des phases de réalisation et de justifications qualitatives et financières des subventions obtenues, à destination de la direction et des responsables de pôles ; concevoir des modèles de rapports, comptes rendus d’activité et outils statistiques nécessaires à la justifications qualitatives et financières des subventions obtenues, à destination des responsables de pôles ; assurer le suivi de la conformité de la gestion financière de l’association avec le budget prévisionnel de l’année en cours et en établir un compte rendu mensuel à la direction ; concevoir et mettre en œuvre un mécanisme de suivi qualitatif et financier des subventions obtenues pour l’année ; rédiger les comptes rendus qualitatifs et financiers à l’intention des institutions et fondations ayant financé l’Institut pour l’année N-1)

MISSIONS D’APPUI AUX OPÉRATIONNEL.LES

Administratif

• Relations avec les fournisseurs
   (identifier les fournisseurs susceptibles de contribuer aux actions de l’Institut, demander des devis et formuler des propositions à la direction ;
  Gérer les relations avec les fournisseurs en lien avec l’assistante comptabilité et le pôle formation le cas échéant)
• Gestion administrative (proposer à la direction, mettre en place et contrôler la mise en œuvre de process de gestion administrative appropriés au fonctionnement de l’Institut)

Informatique

• Support technique
   (identifier des bénévoles et/ou prestataires susceptible de contribuer au support technique informatique de l’Institut et superviser leurs interventions ; faire des recommandations à la direction sur les besoins, individuels et collectif, d’adoption et d’évolution des outils mis à disposition)

Prévention des risques professionnels

Savoirs spécifiques :

• Connaissance des règles en matière de prévention et d’évaluation des risques professionnels

Savoirs-faires opérationnels :